Erste Schritte

Mit VAT Returns können Sie  Anträge auf Erstattung der Vorsteuer in einem anderen EU-Mitgliedstaat sicher und einfach durchführen. Sie laden Belege mit EU Vorsteuer in die sichere Online Lösung VAT Returns hoch. VAT Returns verarbeitet automatisiert mit künstlicher Intelligenz und Sie können einen Antrag (XML-Datei) für die Einreichung in FinanzOnline einfach erstellen. VAT Returns ist verfügbar für Unternehmen und Steuerkanzleien in Österreich.

Hier  zeigen wir Ihnen die 9 Schritte, die notwendig sind, um erfolgreich einen Antrag für Ihre Vorsteuerrückerstattung mit VAT Returns durchzuführen. 

1. VAT Returns bestellen

Unter www.vat-returns.at erhalten Sie alle wichtigen Informationen für Ihre Bestellung. Bitte bestellen Sie als derjenige Benutzer, der die Admin-Rechte für Ihr Unternehmen erhalten soll. Ihren Name und Ihre E-Mail-Adresse sowie die Unternehmensdaten verwendet VAT Returns zur Anlage Ihres Benutzerkontos. Es gelten die AGBs und Datenschutzerklärung der Linde Verlag Ges.m.b.H. Bitte beachten Sie, dass die Bestellung von VAT Returns nur für Firmenkunden möglich ist.

2. Registrieren Sie sich mit Ihrer E-Mail-Adresse

Max. 2 Werktage nach der Bestellung im Linde Online-Shop erhalten  Sie ein E-Mail mit dem Link zum VAT Returns Portal. Dort prüfen Sie Ihre Daten und wählen ein persönliches Passwort.  Sie sind nun als Nutzer im Online-System angemeldet. 

3. Legen Sie die Stammdaten für Ihr Unternehmen oder Ihre Mandanten an

Als ersten Schritt nach der Registrierung legen Sie bitte Ihr Unternehmen an. Unter dem Reiter Mandanten mit der Funktion “Neuen Mandanten hinzufügen” können Sie ein Unternehmen oder gleich mehrere Unternehmen anlegen. Für die Einreichung der Vorsteuer Rückerstattung verlangt das Finanzamt die Eingabe von Unternehmensstammdaten. Alle Pflichtfelder sind rot gekennzeichnet.  Hinweis: Das Feld “Inhabertyp” im Abschnitt Bank gibt bekannt, ob es sich um die Bankverbindung des Antragstellers oder eines Dritten handelt. Das Branchen-Kennzeichen (NACE-Code) kann bei der Statistik Austria abgefragt werden. 

     

4. Laden Sie Belege hoch

Haben Sie bereits Belege, die sie automatisiert verarbeiten wollen? Für den Dateiupload klicken Sie auf den Reiter “Übertragung”, anschließend auf “Dokumente hochladen”. Bei mehreren Unternehmen/ Mandanten wählen Sie den Mandant aus und klicken auf “Dateien auswählen”. Nach klicken auf “Hochladen” werden die Belege in VAT Returns zur automatischen Verarbeitung übernommen.  Hinweis: Nutzen Sie auch weitere  Möglichkeiten Belege mobil zu erfassen, per E-mail weiterzuleiten oder direkt per Web-Scan zu scannen. Mehr dazu finden Sie in den FAQs unter “Wie kann ich Belege in VAT Returns übertragen?”

 

5. Relax – lassen Sie die Software für sich arbeiten

Nach dem Upload erkennt VAT Returns nun alle Belegfelder und sortiert die Belege automatisch nach Land. Nach Fertigstellung werden Sie per E-Mail informiert, dass die Belege fertig verarbeitet wurden. Wie viele Belege in Verarbeitung sind, sehen Sie im Home-Screen.  Hinweis: Wir liefern für Sie 98% Ausleserate. Auf Grund einer Qualitätsprüfung kann dieser Vorgang bis zu 24h dauern. Wir empfehlen, dass Sie Belege laufend hochladen, jedoch spätestens 2 Wochen vor Fallfrist (30. September). 

6. Besuchen Sie den Home-Screen, um die Verarbeitung zu prüfen

Nach der erfolgreichen Verarbeitung werden Sie per E-Mail über die Fertigstellung informiert.. Besuchen Sie anschließend den Home-Screen und wählen Sie den Mandanten aus, den sie verarbeiten möchten (A). Sollten noch weitere Belege in Verarbeitung sein, wird dies unter "Belege in Verarbeitung" (B) angezeigt. Alle Belege sind für Sie automatisch sortiert nach Einreichland und Jahr (C). Der Steuerbetrag aller Belege ist automatisch in der jeweiligen Landeswährung erfasst (D). Klicken Sie direkt auf den Steuerbetrag (D), um den Beleg zu prüfen und den RV-Code zuzuordnen. Nach Zuordnung des RV-Codes ist im Home-Screen ersichtlich, ob die Betragsgrenzen erreicht wurden (E) und welche Summe von Ihnen bereits als Antrag an das Finanzamt gestellt wurde (F). 

7. Ordnen Sie den RV-Code zu

Nach der automatisierten Verarbeitung sehen Sie die Belege unter “Home”, sortiert nach Ländern. Sie sehen sofort, welcher Steuerbetrag für jedes Land potentiell an das Finanzamt einreichbar ist. Klicken Sie auf den Steuerbetrag (D), um die Belege zu prüfen. Sie sehen dann diese Liste der verarbeiteten Belege. Durch Klicken auf die Lupe (Detailansicht) können Sie den Beleg prüfen. Das Finanzamt verlangt die Zuordnung eines RV-Codes. Wählen Sie den RV-Code und die Untercodes aus. Mit Hilfe des zugewiesenen RV-Codes kann VAT Returns automatisch errechnen, wieviel Vorsteuer für den Beleg rückerstattbar ist. Außerdem wird durch den RV-Code bestimmt, ob der Beleg qualifiziert an das Finanzamt übertragen zu werden.  

8. Erstellen Sie den Antrag

Sobald Sie für Ihre Belege den RV-Code zugeordnet haben, sehen Sie die Belege im Home Screen sortiert nach Ländern. Sie finden die Belege entweder unter “Betragsgrenze noch nicht erreicht” oder “Antrag erstellen”.  Betragsgrenze nicht erreicht bedeutet, dass das Finanzamt einen Antrag noch nicht akzeptiert, da die Betragsgrenzen noch nicht erreicht wurden. Die Betragsgrenzen sind 50€ im Jahr und 400€ im Quartal. Sobald Sie die Betragsgrenzen überschreiten, sehen Sie die Belege im Reiter “Antrag erstellen”. Hinweise: Durch Klicken auf “Antrag erstellen” fallen 199,- EUR pro Antrag zzgl. 20% MwSt. an Kosten an (einmalig).  Der Einreichzeitraum muss mind. 3 Monate betragen. Ausgenommen sind die Monate November und Dezember, diese beiden Monate können auch einzeln gemeldet werden.  

9. Laden Sie den Antrag in FinanzOnline hoch

Für den Upload des Antrags in das FinanzOnline benötigen Sie Ihre FinanzOnline-Zugangsdaten. Loggen Sie sich unter https://finanzonline.bmf.gv.at/fon/login.do?to=j mit Ihren Zugangsdaten ein. Der von VAT Returns erstellte Antrag kann über die komfortable "Datenstromübermittlung" elektronisch an das Finanzamt übermittelt werden. Der Aufruf der Funktion in FinanzOnline erfolgt unter "Eingaben/Übermittlung".